Το θέμα επισημάνθηκε από τη δημοσίευση μιας νέας μελέτης από τη διεθνή εταιρία συμβούλων Forrester Consulting. Οι ερευνητές διεξήγαγαν μια έρευνα σε 525 επαγγελματίες σε όλες τις λειτουργίες (οικονομικά, ταξίδια, προμήθειες, πληροφορική και ανθρώπινο δυναμικό) σε μεγάλες επιχειρήσεις σε εννέα αγορές και πέντε ad-hoc συνεντεύξεις, με την εργασία να διερευνήσει τις προκλήσεις που αντιμετωπίζουν σήμερα οι ηγέτες όσον αφορά τα T&E (Travel&Expences).

Η έκθεση αποκάλυψε ότι ο υβριδικός κόσμος της εργασίας μετά την πανδημία έχει αφήσει πολλούς οργανισμούς να αγωνίζονται να προσφέρουν τις εμπειρίες που περιμένουν οι εργαζόμενοι. Επιπλέον, υπάρχει μια απότομη αύξηση στις προσδοκίες από τους ηγέτες για να επιτρέψουν στους υπαλλήλους να κάνουν την καλύτερη δουλειά τους -από οπουδήποτε.

Αυτό που μπορεί να παρατηρηθεί -χωρίς καμία μεγάλη έκπληξη- είναι ότι οι διαδικασίες δεν θεωρούνται, πλέον, ως κατάλληλες προς το σκοπούμενο από εκείνους που έχουν δει οι ίδιοι τους προσωπικούς τους κόσμους να εξελίσσονται γρήγορα τα τελευταία δύο χρόνια.

Από την εταιρική πλευρά, υπάρχει μια αυξανόμενη συνειδητοποίηση ότι, για να πετύχουν οι επιχειρήσεις τους, οι υπεύθυνοι/ενδιαφερόμενοι πρέπει να σχεδιάσουν διαδικασίες που να υποστηρίζουν το εργατικό δυναμικό στο νέο κόσμο της εργασίας.

Ως αποτέλεσμα, απαιτούνται νέα συστήματα για τη σύνδεση ανθρώπων και ομάδων, τη δημιουργία και την ενίσχυση της αποτελεσματικότητας, την αντιμετώπιση της συνεργασίας και τη δημιουργία ταξιδιών από άκρο σε άκρο που χαρτογραφούν την πραγματικότητα του κόσμου στον οποίο ζούμε τώρα. 

Εκείνοι που δεν προσαρμόζονται μπορεί να αντιμετωπίσουν σοβαρό θέμα να μείνουν …πίσω. Υπήρξε πρόοδος σε αυτόν τον τομέα, αλλά ήταν αργή.

Περίπου το 80% των ερωτηθέντων στη μελέτη της Forrester Consulting είπε ότι η διαδικασία T&E είναι πιο ψηφιοποιημένη σε σύγκριση με άλλες διαδικασίες στις εταιρείες τους. Αυτό συγκρίνεται με ένα ποσοστό 67% όταν ανάλογη έρευνα πραγματοποιήθηκε για τελευταία φορά το 2020.

Παλιές, απαρχαιωμένες διαδικασίες στα εταιρικά ταξίδια, από τις χάρτινες αποδείξεις έως τη συμφωνία «χέρι με χέρι» και τις χρονοβόρες φόρμες ανάκτησης ή τον έλεγχο των δαπανών δια ζώσης, αντικαθίστανται σταδιακά από νέα, οικονομικά αποδοτικά ψηφιακά συστήματα.

Ωστόσο, η διαχείριση T&E εξακολουθεί να παρουσιάζει αρκετές προκλήσεις. Το ένα τρίτο των ερωτηθέντων ανέφερε τη διαχείριση της συμμόρφωσης για ταξίδια, όπως βίζες και άδειες εργασίας, καθώς και ανησυχίες για το απόρρητο και την ασφάλεια, ως κρίσιμα ζητήματα σήμερα, ενώ ένας παρόμοιος αριθμός υποστήριξε ότι οι χειρωνακτικές διαδικασίες ασκούν πίεση στην παραγωγικότητα των εργαζομένων. Μόνο το 8% των χρηματοοικονομικών ηγετών ανέφερε ότι πλησιάζει σε πλήρως ψηφιοποιημένες αναφορές δαπανών. Και μόλις το 41% των ερωτηθέντων υπευθύνων λήψης αποφάσεων διαχείρισης οικονομικών και ταξιδιών δηλώνουν ότι ελέγχουν όλες τις αξιώσεις δαπανών – αφήνοντας περισσότερους από τους μισούς εργαζομένους ανοιχτούς σε απάτες, ανθρώπινο λάθος και ανησυχίες σχετικά με τη συμμόρφωση.

Η μελέτη διαπίστωσε ότι η βελτίωση της ενοποίησης μεταξύ των τεχνολογιών T&E και άλλων εταιρικών συστημάτων ήταν κορυφαία προτεραιότητα για περισσότερα από τα δύο τρίτα. Η βελτίωση της εμπειρίας από άκρο σε άκρο και η βελτίωση της συνεργασίας κατά τον προγραμματισμό ταξιδιών αποτελούν βασικές προτεραιότητες για το 70% των ερωτηθέντων .

Οι περισσότεροι εταιρικοί ηγέτες αναγνωρίζουν ότι η βελτίωση του τρόπου με τον οποίο διαχειρίζονται T&E είναι κρίσιμη για τη βελτίωση της εμπειρίας των εργαζομένων και αναγνωρίζουν ότι οι προκλήσεις με τις διαδικασίες T&E έχουν αρνητικό αντίκτυπο στην παραγωγικότητα και τη δέσμευση των εργαζομένων.

Λοιπόν, πώς μπορεί η τεχνολογία να βοηθήσει στην αντιμετώπιση ορισμένων από τα ζητήματα που εγείρονται;

Εκτιμάται ότι οι εταιρείες πρέπει να αξιοποιήσουν αυτή τη μοναδική μετα-πανδημική περίοδο για να βελτιώσουν τις εμπειρίες των εργαζομένων και, όταν μιλάμε για εργαζόμενους, αναφερόμαστε σε όλες τις εταιρικές λειτουργίες και όχι μόνο σε εκείνες που ταξιδεύουν για επαγγελματικούς λόγους. Θα πρέπει να ξεκινούν με μια εμπειρία συνεργασίας από άκρο σε άκρο, αυτό θα είναι το κεντρικό στοιχείο στον νέο κόσμο των T&E.